根据区档案局《关于开展2026年度机关档案工作规范化检查的通知》要求，本单位对照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及本市档案管理条例，对2023年至2025年期间形成的文书、会计、业务及电子档案进行了全面自查。本次自查旨在摸清家底、查找漏洞、消除隐患，重点聚焦收集归档的完整性、保管利用的规范性以及安全管理的严密性。现将具体自查情况、发现问题、原因分析及整改措施报告如下。

一、自查开展基本情况

本单位高度重视此次自查工作，成立由办公室牵头，各业务科室负责人参与的档案自查工作小组。自查工作于2026年9月15日启动，至10月15日结束，历时一个月。

在核查范围上，我们采取全面梳理与重点抽查相结合的方式。一是查阅了2023年至2025年三个年度的文书档案目录，共计42卷；二是核对了同期会计凭证、账簿及财务报告，共计18册；三是抽查了基建项目、政府采购等重点业务档案15卷；四是调取了数字档案管理系统中的电子数据备份记录及日志。

需要特别说明的是，由于人事档案由区委组织部统一管理，声像档案（照片、录音录像）尚处于分散收集阶段未完全移交档案室，本次自查未将上述两类档案纳入实质性核查范围，仅就其现行管理机制进行了简要梳理。此外，对于2022年及以前已移交区档案馆的档案，本次仅通过查阅移交清册确认交接手续完备情况，未进行实物复核。

二、收集归档方面存在的问题

对照档案收集归档制度，我们发现虽然大部分常规文书能够按时归档，但在归档及时性、材料完整性和电子文件同步归档方面仍存在薄弱环节。

第一，部分业务档案归档滞后。经查，2024年度的合同管理类档案，有3份补充协议直至2025年6月才完成整理归档，滞后时间超过半年。主要原因在于业务经办人员重签订轻归档，认为只要合同原件在手即可，忽视了档案管理的时效性要求。虽然最终完成了归档，但造成了档案检索链条的暂时断裂，影响了查阅效率。

第二，归档材料要素不全。在抽查2025年的政府采购项目档案时，发现2个项目缺少验收环节的关键支撑材料。其中一个信息化建设项目，档案中仅有采购合同和发票，缺失了第三方出具的软件测试报告和用户验收签字单。另一个办公设备采购项目，缺失了资产入库单据。这些材料的缺失导致档案无法完整反映项目全生命周期，存在审计风险。经核实，这些材料实际上由业务科室单独留存，并未按规定随主卷一并归档。

第三，电子文件归档不同步。目前本单位实行纸质与电子双套制归档，但在实际操作中，电子文件归档往往滞后于纸质文件。检查发现，2024年形成的红头文件电子版，有12份未在办公自动化系统中挂接原文，仅保留了文件标题和文号。另有5份重要会议纪要的电子扫描件清晰度不足，无法直接阅读，需重新扫描。这反映出我们在推进档案数字化过程中，缺乏有效的技术校验手段，过度依赖人工操作，导致漏项和质控不严。

三、保管利用方面存在的不足

在档案实体保管和利用服务环节，主要存在库房管理细节不到位、借阅登记流于形式以及鉴定销毁程序不规范等问题。

首先，库房温湿度控制记录不连续。本单位档案室配备了恒温恒湿设备，理论上应每日记录两次温湿度数据。但抽查2025年下半年的《档案库房温湿度记录表》发现，有18天缺失记录，另有7天记录数据雷同，疑似补填。虽然设备运行正常，室内环境未见明显异常，但记录的缺失使得我们无法追溯特定时段的环境变化，一旦发生档案霉变或虫蛀，将难以界定责任和分析原因。

其次，档案借阅登记手续简化过度。为方便工作，部分内部借阅未严格履行审批签字手续。经查，2025年共有23次档案查阅未在《档案借阅登记簿》上留下完整痕迹，多为口头告知后直接取阅，事后也未补登。其中涉及两份含有敏感数据的财务报表查阅，虽确认为内部工作需要，但缺乏书面留痕，不符合档案安全管理的最小授权原则，存在信息泄露隐患。

再次，到期档案鉴定销毁工作滞后。根据规定，保管期限为10年的文书档案到期后应进行鉴定，无保存价值的予以销毁。本单位2013年至2015年间形成的部分短期保管文书早已到期，但至今未组织鉴定小组进行价值评估和销毁处理。这些档案占据库房空间，增加了管理成本，且因长期无人问津，存在误毁或丢失的风险。迟迟未开展鉴定的原因主要是人手紧张，且担心鉴定失误承担责任，导致采取消极搁置态度。

四、安全管理方面的隐患

安全是档案工作的底线。本次自查重点排查了实体安全和信息安全，发现物理防护措施存在老化现象，网络安全策略亟待升级。

一是消防设施维护不及时。档案室配备的干粉灭火器中有2具压力指针处于红色区域，表明压力不足，无法正常使用。虽然每月有安全员巡查，但未能及时发现并更换。此外，档案室门口的烟感报警器电池电量低，曾出现过误报后未及时复位的情况，反映出日常安全巡检存在盲区，责任心不够强。

二是门禁与监控系统存在死角。档案室安装了门禁系统和视频监控，但监控探头角度固定，只能覆盖入口和主要通道，对库房内部角落和密集架深处存在视觉盲区。一旦发生火灾或人为破坏，难以通过监控还原现场全过程。同时，门禁卡管理松散，曾有离职人员未及时收回门禁权限，虽经排查未发现异常进入记录，但这一管理漏洞必须立即堵塞。

三是网络隔离措施执行不严。按照涉密及敏感信息管理要求，档案管理系统服务器应与互联网物理隔离或逻辑强隔离。检查发现，有一台用于档案数据临时处理的终端电脑，既连接了内网档案系统，又通过无线网卡连接了外部互联网，违反了专机专用的安全规定。虽然该电脑未存储核心敏感数据，但这种混合连接方式极大增加了病毒植入和数据窃取的风险。

五、问题产生的原因分析

针对上述问题，我们深入剖析了背后的管理、制度和执行层面原因。

一是思想认识存在偏差。部分干部职工对档案工作的重视程度不够，认为档案只是故纸堆，只要不丢就行，忽视了档案的法律凭证价值和历史参考价值。业务部门普遍存在重业务轻档案、重结果轻过程的现象，导致归档材料不全、滞后。

二是制度执行力度衰减。虽然制定了较为完善的档案管理制度，但在实际执行中存在打折扣现象。如温湿度记录、借阅登记等日常性工作，因缺乏有效的监督考核机制，逐渐演变为形式主义。制度挂在墙上，没有落实到行动中，导致管理环节出现松动。

三是专业力量薄弱。本单位档案管理人员多为兼职，缺乏系统的档案专业知识培训。面对日益复杂的电子档案管理和数据安全要求，现有人员在技术手段、风险识别能力上显得捉襟见肘。特别是对于电子文件的元数据采集、格式转换及安全存储，缺乏专业技术支持，导致数字化工作质量不高。

四是投入保障不足。近年来，档案设施设备更新改造资金投入有限，老旧的消防器材、监控设备和服务器硬件未能及时升级换代。同时，对于档案信息化建设的专项经费支持不够，导致无法引入更先进的档案管理系统和安全防护软件，制约了档案管理水平的提升。

六、整改措施及进展情况

针对自查发现的问题，本单位坚持立行立改与长效机制建设相结合，制定并实施了以下整改措施。

第一，强化归档责任，补齐材料短板。责令相关业务科室在2026年11月10日前，补齐2024年滞后归档的合同补充协议，以及2025年政府采购项目缺失的验收报告、资产入库单等材料。目前，已有2份缺失材料找回并归档，剩余1份正在联系供应商补办。同时，修订《档案归档实施细则》，明确各类档案的归档时限和责任主体，将归档完成情况纳入科室年度绩效考核，实行一票否决制。

第二，规范日常管理，严肃借阅纪律。立即更换失效的灭火器2具，修复烟感报警器，并对档案室进行全面清洁和杀虫处理。指定专人负责每日温湿度记录，办公室每周不定期抽查记录真实性，发现造假严肃追责。严格档案借阅审批流程，所有借阅必须填写《档案借阅申请单》，经分管领导签字后方可提取，严禁口头借阅。截至目前，已完善近半年的借阅补登手续，并对相关责任人进行了批评教育。

第三，启动鉴定销毁，优化库存结构。成立由办公室、财务科、法务科组成的档案鉴定小组，于2026年11月底前完成对2013年至2015年到期文书档案的价值鉴定工作。对确无保存价值的档案，编制销毁清册，报请区档案局批准后，在指定场所进行监销。预计可腾出库容约15立方米，缓解库房压力。

第四，升级安防设施，筑牢安全防线。立即收回离职人员门禁卡，重新分配权限，并建立门禁权限动态调整机制。计划申请专项资金，在2027年上半年对档案室监控系统进行升级改造，增加高清摄像头，消除视觉盲区。严禁档案处理终端混用网络，已断开违规电脑的无线连接，并安装专用杀毒软件和网络行为审计系统，确保数据安全。

第五，加强队伍建设，提升专业能力。选派2名档案兼职人员参加市档案局举办的业务培训，重点学习电子档案管理、档案数字化加工及安全防护知识。邀请专家来单位开展一次档案实务讲座，提高全员档案意识。同时，探索与专业档案服务机构合作，借助外力提升档案整理的标准化水平。

七、后续工作安排

档案管理是一项基础性、长期性工作，不可能一蹴而就。下一步，我们将以此次自查自纠为契机，持续巩固整改成果。

一是开展整改回头看。在2026年年底，对本次会议提出的整改措施落实情况进行复查，确保问题不反弹、不回潮。特别是对补齐的材料、规范的记录、升级的设备进行实地核验，确保整改到位。

二是推进档案数字化转型。结合全区智慧政务建设，加快存量档案的数字化扫描进度，重点解决电子文件归档不同步问题。探索建立电子档案单套制管理模式，在确保安全的前提下，逐步减少对纸质档案的依赖，提高利用效率。

三是建立长效监管机制。将档案安全检查纳入单位内部常态化巡查范围，每季度进行一次小查，每年进行一次大查。建立健全档案安全应急预案，定期开展演练，提高应对突发事件的能力。

四是深化档案开发利用。在做好保密和安全的前提下，挖掘档案资源价值，为单位决策、业务开展和历史研究提供有力支撑。通过编研档案史料、举办档案展览等形式，增强档案工作的影响力和生命力。