同志们：

今天这个会，专题研究办公室系统的工作。参会的主要是各子分公司办公室主任、综合部门负责人，以及公司本部办公室的同志们。把大家召集起来开这个会，不是例行公事，而是我觉得有些话该讲一讲了，有些问题该摆一摆了。办公室系统在企业里是一个特殊的系统。特殊在哪里？它不是业务前台，不直接创造产值利润；但它的运转效率，直接影响整个企业的运转效率。它不做具体施工，不签市场合同；但它服务的对象，是各级领导班子和决策中枢。换句话说，办公室系统是企业的“中枢神经系统”，这个系统灵敏不灵敏、高效不高效，很大程度上决定了企业的管理效能。

我分管办公室工作这些年，有一个深切的体会：一个企业好不好，看管理水平；管理水平高不高，看办公室强不强。这句话可能有些绝对，但大体不错。办公室强的企业，信息畅通、政令通达、协调顺畅、保障有力，整个管理机器运转起来就顺滑。办公室弱的企业，信息阻滞、政令不畅、协调不力、保障缺位，再好的战略决策也落不了地。

所以今天这个会，主题就是“发挥综合协调优势，服务企业高质量发展”。我想围绕这个主题，讲四个问题。

一、为什么要在这个时候强调综合协调的重要性

从企业发展的阶段性特征来看。我们公司经过这些年的发展，规模体量已经上了一个台阶。项目遍布多个省份，业务涵盖多个领域，管理层级从公司本部到子分公司再到项目部，线条越来越长、跨度越来越大。规模大了，管理的复杂性就呈几何级数增长。过去项目少的时候，领导可以直接管到项目，有什么事情打个电话就解决了。现在不行了，信息层层传递，指令层层下达，协调层层进行。如果没有一套高效的综合协调机制作保障，管理效率就会层层衰减，决策意图就会层层走样。

从当前管理中的突出问题来看。实事求是地讲，我们的管理协同还存在不少短板。部门之间信息共享不够；上下之间沟通不够顺畅，上面的精神传不下去，下面的情况报不上来；跨部门、跨层级的协调有时推诿扯皮，一件简单的事情转好几个部门定不下来；重点工作部署之后跟踪督办不够有力，有的工作“雷声大雨点小”。这些问题的背后，很大程度上是综合协调不到位。而综合协调的主责部门，就是办公室系统。

从高质量发展的内在要求来看。高质量发展不是一句口号，需要实实在在的管理支撑。精细化管理的推进，需要信息更精准、反馈更及时；市场的深化，需要本部与区域之间、区域与项目之间的协同更加高效；风险防控的强化，需要各业务系统之间的信息共享和联动处置更加顺畅。所有这些，都对综合协调能力提出了更高的要求。可以说，没有高水平的综合协调，就谈不上高质量的管理，也就支撑不了高质量的发展。

基于以上分析，我想明确一个判断：综合协调能力是企业管理能力的集中体现，办公室系统是提升综合协调能力的主力军。把办公室系统建强了、用好了，企业管理的效能就能上一个台阶。

二、综合协调到底协调什么——厘清职责边界

综合协调是一个比较宽泛的概念，如果不厘清边界，就容易变成“什么都在管、什么都管不好”，或者变成“别人不管的都推给办公室”。我认为，办公室系统的综合协调，核心是四个方面。

第一，协调信息。信息是企业决策的基础。但在实际工作中，信息不对称的问题非常突出。领导掌握的信息和基层掌握的信息不对称，这个部门掌握的信息和那个部门掌握的信息不对称，业务系统掌握的信息和综合部门掌握的信息不对称。办公室系统的第一个协调，就是协调信息。要把分散在各个层级、各个条线的信息汇集起来，把有价值的信息筛选出来，把关键的信息及时传递到决策层。不能让信息在某个环节“断流”，也不能让信息在传递过程中“失真”。

第二，协调事务。企业日常运转中，有大量跨部门、跨层级的事务需要协调。一项工作涉及几个部门，谁牵头、谁配合，需要协调；一个会议涉及几个方面，议题怎么定、材料谁准备，需要协调；一个文件涉及多个部门会签，意见不一致时，需要协调；基层反映的问题涉及多个业务系统，需要协调解决。这些事务性协调，看似琐碎，却关系到工作效率和工作质量。办公室系统要把这些事务性协调抓起来，让专业部门专注于专业工作，不要让协调本身成为工作的障碍。

第三，协调节奏。企业发展有自己的节奏，什么阶段抓什么工作、什么时间完成什么任务，需要有统筹安排。各业务系统各有各的计划、各有各的安排，如果不能统筹协调，就会造成基层疲于应付、顾此失彼。办公室系统要协助领导统筹工作节奏，把年度重点工作和阶段性重要任务统筹起来，把各种会议、检查、调研统筹起来，避免多头部署，让基层能够集中精力抓落实。

第四，协调资源。办公室系统本身不掌握多少资源，但可以协调资源的配置。领导的时间精力是稀缺资源，哪些会议领导必须参加、哪些可以委托参加，哪些活动领导需要出席、哪些可以婉拒，需要办公室统筹协调。公司的车辆、会议室等保障资源也是有限的，如何科学调度、合理分配，也需要办公室统筹协调。这些资源配置性协调，做得好不好，直接影响工作效率和保障水平。

三、怎样提升综合协调能力——练好内功

知道了协调什么，还要知道怎么协调、怎么能协调好。提升综合协调能力，要在四个方面下功夫。

第一，站位要高。综合协调不是简单地当“二传手”，不能只做信息的搬运工。要站在全局的高度看问题、想问题。一项工作布置下来，不能只想着怎么传下去，要想一想这项工作的背景是什么、目的是什么、重点在哪里、难点在哪里。一个信息报上来，不能只想着怎么报上去，要想一想这个信息说明了什么问题、需要引起谁的重视、是否需要进一步核实。只有站位高了，协调才有方向、才有分寸、才有效率。

第二，信息要灵。综合协调的基础是信息。信息不灵，协调就是盲人摸象。办公室系统的同志要成为信息的“汇集点”和“交换站”。对上面的精神要第一时间掌握，对基层的情况要随时了解，对横向部门的工作要心中有数。要建立有效的信息网络，既要靠制度、靠渠道，也要靠人脉、靠沟通。多往基层跑一跑，多跟业务部门的同志聊一聊，多看看行业动态和兄弟单位的做法。脑子里装的信息多了，协调起来才能游刃有余。

第三，方法要活。综合协调是跟人打交道的工作，没有固定的模式，需要因人因事因时制宜。有些事情需要“硬协调”，按制度办、按规矩办，该坚持原则的必须坚持。有些事情需要“软协调”，多沟通、多商量，求同存异、寻找共识。有些事情需要“快协调”，事不过夜、马上就办。有些事情需要“慢协调”，把情况摸清楚、把方案想周全，不能急于求成。协调的艺术，就是在坚持原则和灵活处理之间找到平衡点，在效率和效果之间找到最优解。

第四，作风要硬。综合协调工作很多时候是“幕后工作”，默默无闻、不显山露水。协调好了是本职，协调不好是失职。这就需要有一种甘于奉献的精神，不争名、不争利，把工作干好就是最大的成就。综合协调工作还经常面临矛盾和压力，上有领导的要求、下有基层的困难，左有部门的诉求、右有制度的规定。这就需要有一种敢于担当的精神，该说话的时候要说话，该负责的时候要负责，不能遇到矛盾绕着走、碰到问题往上推。

四、对办公室系统提几点具体要求

结合我们企业的实际，我对办公室系统的同志们提五点具体要求。

第一，当好参谋助手，在服务决策上有所作为。这是办公室工作的核心价值所在。不能把自己定位为“服务员”，只满足于跑腿办事；要努力成为“参谋部”，能够出思想、出思路、出对策。要善于调查研究，围绕企业改革发展的重点难点问题，深入一线摸实情、找症结、想办法。要善于信息研判，从大量的信息中发现规律、研判趋势、提出建议。要善于文稿起草，重要文稿要体现思想高度、政策水平和企业特色，不能千篇一律、泛泛而谈。

第二，强化统筹协调，在推动落实上有所作为。决策的价值在于落实。办公室要发挥好抓落实的职能作用。对公司的重大决策部署，要及时分解任务、明确责任、跟踪问效。对重点工作推进中遇到的困难和问题，要主动协调、积极推动解决。对基层反映的诉求和意见，要认真对待、及时反馈。要建立健全督查督办机制，做到有部署就有检查、有交办就有反馈、有问题就有问责。

第三，优化服务保障，在提升效能上有所作为。服务保障是办公室的基础工作，基础不牢、地动山摇。文电运转要高效规范，收发文要及时准确，不积压、不误事。会务组织要周密细致，重要会议要有方案、有预案、有演练。接待工作要热情周到，体现企业形象和诚意。后勤保障要稳妥可靠，印章管理、档案管理、车辆管理等要制度健全、责任明确。这些工作虽然琐碎，但每一件都关系到企业的正常运转，必须用心用情用力做好。

第四，加强上下联动，在形成合力上有所作为。办公室系统是一个整体，不能各自为战。公司办公室要加强对各子分公司办公室的业务指导和联系服务，定期组织业务交流、培训研讨，帮助基层办公室提升工作水平。各子分公司办公室要加强与公司办公室的沟通汇报，重要信息及时报、重要情况及时反映。各子分公司办公室之间也要加强横向交流，互相学习、互相借鉴。全公司办公室系统要拧成一股绳，形成上下贯通、左右协同的工作格局。

第五，狠抓自身建设，在锻造队伍上有所作为。办公室工作辛苦、清苦，对人员素质要求高。要选优配强办公室工作人员，把那些政治素质好、业务能力强、作风过得硬的同志充实到办公室岗位上来。要加强业务培训，提高办公室人员的政策理论水平、文字综合能力、协调沟通能力。要关心关爱办公室人员，办公室工作压力大、加班多，各级领导要体谅他们的辛苦，在政治上多关心、在工作上多支持、在生活上多照顾。办公室人员也要自我加压、自我提升，在急难险重任务中磨炼意志、增长才干。

同志们，办公室系统是企业运转的“中枢”，是领导决策的“外脑”，是政令畅通的“咽喉”。这个系统的效能，直接关系到企业管理的效能。希望大家进一步增强责任感和使命感，发挥好综合协调优势，不断提高服务企业高质量发展的能力和水平。当前，我们企业正处在转型升级的关键时期，改革发展的任务十分繁重。越是任务重，越需要高效顺畅的运转体系作保障。办公室系统的同志们要自觉把工作放在企业发展大局中来谋划和推进，找准定位、主动作为，在平凡的岗位上创造不平凡的业绩。我相信，只要我们上下同心、共同努力，一定能够把办公室系统建设成为政治过硬、业务精湛、作风优良、运转高效的坚强集体，为企业高质量发展作出应有的贡献。