领导调研的点上汇报材料准备工作一二三

2024-06-06 | 阅读 : 733 | 下载量 :0 投诉   

领导干部下基层调研指导,是工作需要,也是工作要求。有的调研是随机性的,基层无需准备,也无从准备。更多的调研往往会提前打招呼、发通知,基层需要从多方面做好准备工作。其中一项重要任务,就是挑选好调研点并从多方面做好汇报准备。

这段时间,一连有好几位“大领导”下来调研,我全程参与指导本地基层调研点的准备工作。在此过程中,我使出了浑身解数,也因此而在已有经验基础上,对迎接领导调研的准备工作有了更深切的体会。按照“打一仗总结一次”的习惯,下面聚焦汇报材料的准备工作,就其关键之处和实操要领作个系统梳理。

第一,汇报“盘子”要定好

迎接领导调研,其准备工作就像是下棋,不能见子打子,必须通盘考虑,先从总体上作出安排,让车马炮各就其位、各司其职、各显其能,推动准备工作有序展开。仅就工作汇报来说,谁来汇报,在哪里(会议室还是基层一线、项目现场、田间地头)汇报,以什么形式汇报,汇报多长时间,汇报材料由谁牵头起草,哪些部门(单位)参与,如何分工合作,什么时间交稿,谁来负责审改校核,都需要以工作细案或任务清单的方式予以明确,这样才能避免打乱仗、做无用功,同时也有助于逐项检查落实,确保不出疏漏。

第二,汇报“点位”要找准

领导调研,线路的安排非常重要。线路线路,既要考虑好“线”的问题,又要考虑好“路”的问题。就“线”来说,两点成一线,线由点串成,点上要有看头,还要串得巧、接得紧。调研点要么是工作亮点的荟萃点,要么是工作难点特别是突出问题的观察点。如果一次性安排有多个调研点,点与点之间不宜隔得太远。在路上花费的时间越多,在点上预留的时间就应该越长,尽量不要给人以急着“赶场”、忙于“走过场”的感觉。就“路”来说,非常重要的一点是尽量不走回头路,这样能看到更多不同的“风景”。

调研线路确定之后,找准汇报的“点位”就尤为关键。这里所说的“点位”有两重含义:一是内容上的,指的是汇报的重点要点。撰写汇报材料的时候,不仅要向领导的关注点聚焦,有针对性地突出重点、抓住要点、解剖难点,还要注意处理好汇报(解说)的重点与看点之间的关系。一看就明白的“点”,无需汇报或点到即止;领导关注或需要引导领导给予关注的“点”,则应当用好语言的“放大镜”加以清晰呈现,通过汇报中的“说清楚”,让领导更好地“看明白”。二是站位上的,指的是汇报人(讲解员)在调研现场的立足点。这个问题,需要与调研者的立足点一并考虑,既要合乎礼仪规范,表现出对调研者的尊重,又要便于调研者听和看,并与汇报人(讲解员)灵活互动。哪个(些)点要停下来作汇报,哪个点要边走边汇报,按照怎样的逻辑(先总后分、由大到小、由远及近等)、运用什么方式和语言把这些点串起来,都应当提前考虑清楚。

第三,汇报形式要多样

需要注意的是,在调研点上向领导作汇报,起汇报作用的不止是语言,领导足之所到、目之所及都具有汇报的作用,预先都应有所考虑、有所准备,做到备豫不虞,防止百密一疏。

我们常见常用的汇报形式,有口头、书面、画册、短片(视频、PPT)、橱窗、展板(板报)、沙盘、实物,等等。具体采用什么形式,是“单打一”还是打出“组合拳”,既要从汇报的内容考虑,更要从调研点的实际出发,力求自然、贴切、顺畅。自然,就是天然合理,就该是这个样子,就该用这种形式。贴切,就是形式与内容相统一。顺畅,就是整个汇报过程环环相扣、紧密衔接、没有卡顿。

同一次调研活动,要避免同样的汇报形式反复用、用到底,否则会让人产生“视听疲劳”。现实中,普遍存在展板用得过多过滥的问题。用展板作汇报,具有图文并茂、一目了然的优势,但如果领导走到哪儿都是看展板,即使展板制作得再好,汇报的效果也不会好。需要注意的是,使用临时架设的展板作汇报,不如使用位置固定的橱窗或板报,即使展板和橱窗展示的内容完全一致,观感也不一样。用三脚架撑起来的展板,容易给人以刻意准备、仓促上马的感觉。

制作短片肯定以画面为主,辅之以适当的解说。制作展板和PPT,文字可以多一些,但要把握好文字与图片之间的权重,不要畸重畸轻、明显失衡。这里所说的图片,不止是照片,还包括各种统计图表(柱形图、扇形图、曲线图等)和组织结构图。所选择的图片要有代表性,起到印证和补充文字内容的作用。图文的摆布和处理,图片的大小、样式、多少、先后,以及整体的排版、配色、底图、边框等,都很有讲究。比如,作为工作汇报使用的展板,整体风格应庄重大方且相对统一,不能过于花哨和片面追求艺术效果;主色调是冷色系还是暖色系,不能迁就个人喜好,而应与汇报的内容相匹配、相协调,使色彩所具有的丰富内涵为汇报添彩;排版要适当留白,不能太密,也不能太满,否则会让人觉得压抑,等等。

制作展板的时候,可以借助相关专业公司、专业人员的力量帮助设计,但作为汇报的准备方,最好能提出自己的设计理念和主导思路,并与专业人员充分沟通,使其能正确理解、精准呈现。展板的内容不仅要由负责相关工作的同志把好业务关,还要由具有丰富行政经验的同志把好政治关,不能一切交给设计人员包办。如果汇报的准备方本身就懂设计、懂排版,有一定的书画底子和美学修养,那就更好了,即使不用事必躬亲,也能给予设计人员更加精准到位的指导。

第四,汇报内容要集中

现实中,有的汇报和展示面面俱到,看起来亮点纷呈,实际上杂乱无章;有的调研点几乎每一面墙上都充斥着制度、奖牌、板报,林林总总,满满当当,给人的感觉就像是进了杂货铺,看似充分利用空间,实际观感和宣传效果并不好。要知道,都是中心就等于没有中心,都是重点就等于没有重点。同样地,都是亮点就等于没有亮点。大到一个调研点,小到一个展厅、一块展板,最好能紧扣一个主题、贯穿一条主线、凸显一个亮点,不要画蛇添足,也不要节外生枝。如果汇报内容是一个大题目,可以先“操起要于上”(宋·陈亮《中兴五论·序》),再“分其详于下”(同前),这也就是写材料的时候常说的“先总后分”,目的是形成众星捧月之势。

第五,汇报材料要写好

向领导作汇报,是一件很要紧的事儿,即使对情况再熟悉,也不要没有稿子就随意汇报,除非根本来不及做准备。当然,有稿子并不等于要照着念或者死记硬背,这一点后面再具体地说。

撰写汇报材料(解说词),一定要注意看对象。汇报是对上的,重在讲情况(讲思路、讲做法、讲成效,或者讲问题、讲困难、讲建议)、摆事实,可以讲一两个鲜活的小故事,但尽量不要讲道理,因为道理都是从上面来的,上面比你更会讲;也不要把领导当作“小学生”,人尽皆知、显而易见的内容也拿来讲。当然,一些本地特有的概念和概括性的提法,比如“一体两翼”“五基三化”“双述双评”等,该解释的要解释,该说明的要说明。

无论撰写汇报材料还是解说词,抑或是展板的文字内容,一定要牢记“内容为王,观点为冠”,注重观点的提炼和展示,重要观点最好能用作标题,在展板中还可以用醒目的字体和颜色加以凸显。听完一次汇报(解说),看完一块展板,能让人记住核心观点,这个汇报和展示就是成功的,否则不说是失败的,至少效果不理想。当然,还有一个重要前提,就是所提炼的观点一定要“准且对”,既立得住,又立得稳。如果是一组观点,观点与观点之间一定要有紧密的联系,而且要合乎逻辑,这样才说得通、立得稳。

撰写汇报材料的时候,还要注意处理好汇报材料与展示内容之间的关系,重点要把握好3点:一是把汇报材料与展示内容作为一个整体。二者都是工作汇报的重要组成部分,不能汇报还汇报、展示还展示,搞成“两张皮”或者风马牛不相及的两套东西。二是汇报材料与展示内容要合理分工、各有侧重,相互补充、相辅相成。一般来说,汇报材料应当比展示内容更为全面和详细,而且可以以点带面,把面上的情况汇报出来;展示内容更直观,也应当更集中、更简明、更鲜活,尤其要以合适的方式,把现场看不到又与调研主题密切相关的内容集中展示出来。三是力求简明扼要。领导下来调研,机会难得、时间有限,汇报材料要惜字如金,图片展示同样要惜图如金,不浪费展板上有限的空间,让每一张图片都成为一抹亮色、一道风景。一般情况下,现场看得到、看得清楚的内容,没有必要再用图片进行展示。展示内容(包括文字说明)中有的,汇报材料中要么更详细,要么更简约,不能都是一个样子、一套说辞。

无论撰写汇报材料还是进行图文和实物展示,一定要紧扣调研主题进行“定制”,不能什么领导来调研都是同一个版本、同样的内容。虽然调研点上的工作情况是一样的,但每位领导的关注点未必一样,而且“横看成岭侧成峰”(宋·苏轼《题西林壁》),要选择合适的视角,让领导看到他(她)想看到的东西以及你希望他看到的东西。

如果借助展板或PPT作汇报,应当先拿出文字版的设计方案,报审通过后再进行图文版的具体设计和制作。在起草设计方案的过程中,可以同步安排专人或专门的工作小组先行收集图片等素材、设计PPT母版,但千万不要让文案起草者和展板(PPT)制作者各自为政,也不要试图把展板(PPT)连文字带图片一步成形,寄希望于一步到位,这样往往会事倍功半,正所谓“欲速则不达”。

第六,汇报演练要充分

无论是现场汇报还是解说,都应预先准备好脚本并进行必要的演练。尽管有脚本,但汇报人(讲解员)千万不要背台词,而是要充分消化其中的内容,在确保把该汇报(解说)的内容说到位的前提下,尽可能转换成自己的语言,用口语化的方式作汇报;还要根据汇报的时间长短、领导的关注情况,善于随机应变,对汇报稿(解说词)中的内容进行灵活剪裁、重新排列组合。作为汇报人(讲解员),不仅要把汇报(解说)的内容吃透,还要把功课做足,尽可能多掌握一些与汇报内容密切相关的背景材料、专业知识和新鲜资讯,以免领导在听汇报的时候随机发问却答不上来。要知道,回答问题也是一种汇报,或者说是汇报的一部分,最能考验一个人的业务水平和综合素质。

需要强调的是,我们对汇报的内容可以有选择、作提炼,甚至可以适当包装,但切忌无中生有、弄虚作假。任何时候都要谨记:真实是工作的生命线。

作者:成文

来源:三好公文课

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