如何处理电子文档

2024-05-20 | 阅读 : 1447 | 下载量 :0 投诉   

逐渐走向“无纸化”办公的今天,秘书人员经常会接触到各种各样的电子文件。电子文件虽然方便快捷,却也常常伴随着安全与保管的问题。

如何才能更好地管理工作中的电子文件呢?具体可参照以下步骤:

一、收集

对于组织工作来往中接触到的电子文件,以及在日常工作中可能会对组织或个人有用处的文件,秘书人员应该有“收集意识”,不仅对于一些重要性“一目了然”的文件要进行主动收集与保存,对一些重要的文件内容、定稿草稿文件以及有重要凭证、依据、价值内容的文件更应该注重保存,以便学习与利用。

二、登记

收集并确认保留的电子文件应及时登记。一般组织都应有专门登记电子文件的表格,称为电子文件登记表。电子文件登记表应包括文件主题、事项、形成日期(接收日期)、文件代码、相关形成部门与联系方式等。电子文件登记表通常一式二份,一份交由企管部备案,一份由本部门与电子文件的备份一同保存,并应附纸质打印件。

三、分类

电子文件要分类管理,才能更好地发挥作用。电子文件的分类,通常采用按年度季度月度等时间、使用频率、文件大小或重要程度、名字首字母顺序、最近使用时间、内容相关性、事件等多种分类形式。例如按事件分类,可将每个事件列成一个大文件夹,大文件夹里面建立小文件夹,并将小文件夹按时间分类。即在分类时应按照分类方法将文档分为几个大类,再在大类中分小类,并可建立相应的由多级子文件夹组成的目录结构。具体工作中,按照哪种方法分类,要以方便保存与查找为原则,综合运用多种方法。

四、存储

不同信息类型的电子文件,由于其技术特性不同,存储载体和记录信息的标准、压缩方法也不同,所以应分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性。鉴于电子文件的不稳定性和易修改性,应把电子文件制成硬拷贝存档,以保证电子文件数据的安全。对于那些参考作用较大的档案,宜采用光盘、硬盘存档为主,纸质存档为辅的方法。对于凭证价值较高的档案,宜采用纸质存档为主,光盘、硬盘存档为辅的方法。

五、保管

重要的电子文件应加密保管与备份(如有专门的档案部门,可将重要文件移交至档案部门,由档案人员进行管理)。同时,为维护组织机密,应制定电子文件保管使用的相关规定。未经有关部门领导批准,任何个人不得私自复制、转发或让他人阅览公司有关电子文件;未经部门确认或公司总经理批准,秘书人员不得擅自删除电子文件。

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