秘书的说话技巧

2024-05-20 | 阅读 : 1764 | 下载量 :0 投诉   

【案例】                          
有话直说伤感情
已近年底,公司准备开一个总结大会。总经理要在会上做全年工作总结报告,报告由办公室主任起草。
这天下午,总经理办公室全体人员开会,对主任起草的报告进行讨论和修改。
“头儿,我认为你的‘经济效益增加了两百多万元’这种说法不正确。”小娟开门见山,“经济效益是指经济投入总量与经济产出总量之比,是个相对数,而‘两百多万元’是个绝对数,因此,经济效益增加了‘两百多万元’的说法是不正确的。”小娟大学读的是企业管理专业,说起经济理论来一套一套的。
“经济效益增加了多少万元,这是约定俗成的说法,大家经常这么说,我看没什么不对。”主任显然不高兴了,脸拉得老长。
“可这确实不符合逻辑呀。”小娟没有注意到主任情绪上的变化,只是坚持自己的意见。
“这个问题无关紧要,不讨论了,先休息10分钟!”说完,主任端起茶杯就往外走……
请问小娟的做法有什么不对吗?你是一个说话直来直去的人吗?
 
【分析】
从专业的角度来看,小娟的意见的确没有错,但是从提意见的方式来看,小娟就错了。当着办公室全体人员的面用这么肯定的语气说主任错了,主任心里会是什么感受?每个人都有自尊心,都爱面子,说话直来直去很容易伤害对方的自尊心。对方的自尊心一旦受到伤害,轻则拒绝继续沟通,重则导致双方交恶。
一些年轻秘书总是强调直来直去是自己的性格,而且认为这是为人正直的表现。其实,为人正直和说话直接是两个不同的概念。为人正直是指不撒谎、不欺骗,是品德问题;而说话方式仅仅是一种技巧,是工作方法问题,两者不能混为一谈。秘书说话不单纯是为了表达自己的思想或情感,更主要的是为了达到预期的沟通效果,实现自己的工作目标,所以必须注意自己的说话方式,否则,即使内容正确,也很难被人接受。
从情商的角度来看,说话直来直去首先说明识别感情的能力不强,不清楚什么时刻该用什么表达方式;其次说明利用感情的能力不强,不会进行换位思考,不知道自己的方式会给对方带来什么样的影响,对方有什么样的需求。如此,不仅不能促使对方的感情朝着自己希望的方向调整,而且可能导致对方的感情向负面转化,使情况越来越糟,也为以后的沟通设置了障碍。
职场生态复杂,人际关系微妙,很多人都有一种自我保护的本能。在沟通中,人们首先关心的不是沟通的内容,而是沟通的目的。如果对方觉得你“来者不善”,就没有意愿与你沟通,要么言不由衷跟你打哈哈,要么惜字如金跟你玩深沉。因此,秘书一定要养成说话之前先“铺垫”的职业习惯,以消除对方的顾虑,特别是在给对方提意见时,一定要先“顾左右而言他”。
所谓“铺垫”,就是在谈话进入正题之前先与对方寒暄几句,比如夸对方的裙子或领带漂亮等等。“铺垫”能够起到缓冲的作用,可表现自己的诚意,营造出适合讨论的氛围。等到对方消除了戒备心理,你就可以正式展开话题了。
秘书的主要工作就是与人打交道。有些员工你不一定熟悉,与他们进行沟通时不能一开口就谈工作,直截了当地表明自己的目的,导致对方缺乏心理准备,又对你不了解,不但难接受你的意见,而且很有可能产生强烈的抗拒心理。因此,秘书需要先作铺垫,看看对方是什么态度。如果对方说话比较客气,态度热情,就可以进入正题;如果对方比较拘谨,不妨先找点轻松的话题,打消对方的顾虑。
当然,每说一句话都先打好腹稿,不仅艰难,也没有必要。但是,我们作为职业秘书,在与人沟通之前应该想好第一句话说什么,怎么说,目的是引起对方的兴趣,让对方有一个好心情。比如,对方是位女士,你可以先问她漂亮的连衣裙是在哪里买的;对方是销售部门的员工,你可以先称赞他上个月的业绩……这样,对方就会在不知不觉中放松下来,气氛就会变得融洽,之后的沟通也就会顺畅。总之,秘书一定要养成“见什么人说什么话”的习惯。这并不是让你去欺骗同事,而是为了提高沟通效率。
 
案例出处:
谭一平.《有话直说伤感情》一平视点[J].秘书,2013(10):27.
谭一平.有话直说伤感情[J].秘书,2013(07):32.

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