秘书的会务工作

2024-05-20 | 阅读 : 1465 | 下载量 :0 投诉   

【案例】

林琳是旭君五金(中国)公司营销总监的秘书。这天上午上司参加了一个例行的公司会议,回来后对林琳说,下个月初的市场营销会议将由他主持,让林琳做好会议准备,林琳就会议的相关问题向上司进行了确认,之后付出了大量精力在会议的筹备上,最终,这场市场营销会议取得圆满成功。

 

解析

秘书经常需要帮上司做好会议筹备工作,如准备会议资料、确定会议时间、租用会议场所等。

1.做好会前通知工作。一份合格的会议通知应包括会议名称、召开时间、召开地点、会议议程、与会人员、注意事项以及联系电话等内容。会议召开时间应以24小时制表示。安排会议召开时间时,如果不是紧急会议,那么会议开始时间比上班时间迟15分钟为佳,比如上午8:30上班,会议召开时间应定为上午8:45,留出15分钟让参会人员为参加会议做准备。还有会议通知最好在会议前两天发出,方便参会人员提前调整、安排自己的工作。

2.做好会前准备工作。会议召开前,应根据会议类型、参会人员数量及职位级别布置座位,必要时摆放重要参会人员的姓名桌签(通常用红底黑字)。会议中如需用话筒、投影仪等设备,应提前对设备进行调试,确保使用正常。要准备好充足的水。另外,要准备一些笔记本和中性笔,以应对参会人员忘带笔、本等情况。会议开始之前,秘书人员应该至少提前半小时到场,检查一切事宜。临近开会时,要观察参会人员到场情况,对会前十分钟还未到场的参会人员应电话联系。

3.做好会议中服务工作。包括拍照工作、倒开水工作以及会议记录工作等。任何一项工作的出色完成,都需要讲究一定的技巧。如有时秘书是需要做会议记录的,在做会议记录时,对领导的讲话要尽量多记一些。领导讲话通常采用总分式结构,因此一定要把每段讲话的第一句记下来。也可配置录音笔等设备,对非涉密、非敏感类的会议进行录音,会后再进一步整理。

会议结束后要立即清理现场,检查一下参会人员有没有落下东西。负责做会议记录的助理要及时整理撰写出纪要。找出会议中出现的失误及其原因,及时总结经验教训。这样,下一次召开会议时才能把会务工作做得更好。

 

参考文献:

1.谭一平.一平案例:需要上司确认的会务工作[J].秘书,20121):28.

2.李锐.如何做好机关内部会议筹备工作[J].秘书,20177):34-35.

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