如何进行发文处理

2024-05-08 | 阅读 : 1208 | 下载量 :0 投诉   

秘书人员日常工作中,“办文”工作是经常性的,发文是其中重要的一项工作。那么,如何做好发文处理呢?具体可参照以下步骤:

一、草拟

秘书人员在接收到机关或领导的发文意图后,应主动收集相关资料,了解发文文种,构思并撰拟文稿。如果是公务行文,应分清行文方向,是上行文、下行文还是平行文,并按照正确的行文格式拟稿。拟稿应做到语气谦逊,文字精炼,标书准确,结构严谨,内容简洁。拟稿内容应符合领导意图,能够准确表达事项与目的。草拟完毕后应对文章内容以及格式等进行反复检查,以免出现错字别字和语病,可能给组织和个人带来影响。如拟稿内容牵涉其他组织或部门职权,需征求其意见,在达成一致后完成起草工作。

二、审核

文稿草拟完毕后,应及时交领导审核。为了保证公文质量,应由多人多次审核,其审核内容主要包括:措施、程序、格式是否符合要求和规范;语言措辞、文种选用、具体内容(包括文稿中出现的人名、地名、时间以及句式、标点)是否准确等。在送交审核的过程中应注重文稿的保密性,对于一些不予公开或实施前不进行公开的文稿应递交相关人员进行保密审核。

三、签发

公文审核完毕后,秘书人员应递交相关领导签发。如遇某些部门领导人不在,而文件又急着发,可请该领导授权其秘书或其他人员进行代签,代签应标注“代”或“代签”字样。签发过程中应从上而下按职位高低或与该文件相关度的高低逐步进行签发,不得越权签发。

四、缮印

缮印的过程中应再次仔细检查文档内容与标点,并尽量避免“此页无正文”现象。“此页无正文”不仅影响文件美观,还有可能使带有印章的空白页被非法或不正当利用。同时,标题和正文不在同一页的现象也应尽量避免,通常可通过改变行间距、适当调整文字等方式。

五、校对

缮印后的文件,秘书应根据签发后的最终定稿校对。发现问题应及时改正,确保无误后方可印刷。对印量大的文件应首先缮印若干份进行校对,准确无误后,才按需求大量缮印。

六、用印

公文用印时,首先必须以“用印申请单”和机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据,经反复核对无误后才可用印。其次,公文用印要端正、清晰,不得模糊或歪倒。盖印的位置要正确,要端端正正地盖在成文日期上方,做到上不压正文,下要骑年压月。如果是两个以上的机关或部门联合发文,各机关部门都要加盖印章,且用印一定要与制发公文的机关、部门单位相一致。此外,公文用印要核实份数,超过份数的不能盖印,要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。

七、登记

发出公文前,秘书人员应及时填写发文登记表,将顺序号、发文时间、发文单位、公文标题及文号、密级、份数等事项登记清楚。

八、封发

以上所有程序处理完毕后,可对发文进行封装。封装文件时要特别注意核对文件份数、页数、有无附件、是否漏盖印章等,检验无误后才能严密封口并向有关收文单位进行分发。

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