秘书的沟通能力

2024-05-08 | 阅读 : 1404 | 下载量 :0 投诉   

案例

小芸已在公司做了三年秘书,敬业精神有口皆碑。最近她换了上司,是负责研发的公司副总经理。这位新上司让小芸心烦不已,因为他特别喜欢加班,即使没有应酬,也不会在晚上七点半之前离开办公室。小芸的家离公司比较远,路上至少得花两个小时。另外,每周要上一次夜校,还要与男朋友约会。最初一个月,小芸还能坚持在上司离开办公室之后再下班,慢慢地就感到坚持不下去了。

作为职业秘书,小芸一开始就严格要求自己,三年来都是在上司下班后自己才下班,现在这位新上司的工作习惯却让她犯了难。经过一个多月的观察,她发现新上司也不是每天都有什么重要的事,有一次竟然是在网上玩游戏。小芸希望上司能了解自己的苦衷,却不知道怎么开口。直接告诉上司自己家离公司很远,不能每天都加班到七点半?那就是说自己要比上司先下班,这有违她对自己的职业要求,她不能这么做。即使这么说了,上司也不一定会同意,那今后两人就更难相处了。要么“提醒”上司没事就早点下班?这更不行,这种“提醒”是变相的指责,更有违秘书的道德准则。怎么办?思来想去,小芸最后决定辞职,尽管她舍不得这份轻车熟路的工作还有办公室里的同事。在小芸办完所有离职手续最后与上司告别时,上司问她为什么干得好好的要辞职,是不是他这个上司有什么地方做得不好,这时小芸才把心里的苦水倒了出来。

上司这才恍然大悟,但他告诉小芸,自己之所以每天七点半以后才离开办公室,是因为回家的路上有一段在建立交桥,每天上下班时都堵车,所以他总是捱到车流高峰过后才开车回家。“原来是这么大的误会!这种事你怎么不早说?”小芸无言以对……

 

解析

小芸辞职,是因为与上司缺乏沟通造成了误会。沟通能力是秘书从业人员应该具备的重要素质之一,秘书必须具备基本的沟通技巧,以提高沟通效率。无论是与上司的关系还是与同事的关系,都能通过沟通达到一种理想的状态。而且,不仅上司可以影响秘书,秘书也可以影响上司。所以,掌握一定的沟通策略和技巧有利于提高秘书的沟通能力。

1.沟通主体。沟通主体即沟通的发起者,应做到明确沟通目标,先行实施自我沟通,有效沟通的前提是成功的自我沟通,具体来说,就是设想自己是对方,能否认同沟通目标,这样,在与对方沟通时就会采用积极的态度去影响对方;同时,需要采取积极的倾听策略,不仅可以获取有效信息,而且有利于获得对方的信任。

2.沟通客体。沟通客体即沟通的接受者,在日常工作中,秘书的沟通客体主要是领导、同事和客户。沟通之前首先要根据沟通目标确定沟通客体的范围,范围过大或过小都会影响沟通效果。然后要对沟通客体作进一步分析,弄清楚沟通客体对沟通内容的认识如何,对沟通信息、沟通渠道有何期望和偏好等等。

3.沟通信息。要达到良好的沟通效果,应事先组织好沟通信息,以受众为导向组织沟通信息。以受众为导向组织沟通信息,就是以沟通客体策略分析为基础,从对方的特点和需求出发,并结合具体的沟通目标来确定沟通信息的主要内容。同时,设计好沟通信息的结构,有助于提高信息的说服力,如层层深入、以理服人的策略有利于逐步转变对方的认知,适用于秘书自身可信度和权威性较低,或对方注重分析过程的情形。

4.沟通渠道。要达成沟通目标,还要选对有利于增强沟通效果的媒介。随着信息技术的发展,传播信息的媒介变得丰富起来,从以有声语言为媒介的听觉沟通渠道,扩大到了以图文为媒介的视觉沟通渠道。

5.沟通时空。沟通的时间与空间是一种环境语言,环境语言也能帮助沟通者传递信息,因此在实施沟通之前应作好安排。例如与客户或者领导进行面谈,安排在快下班时与安排在上班不久,给对方的感受是完全不一样的。

 

参考文献:

1.谭一平.职场生存——除了沟通还是沟通[J].秘书,20124):20-21.

2.黄昕.沟通策略分析[J].秘书201312):10-12.

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