“特此通知”应该怎么用?后面要不要加句号?

2024-01-28 | 阅读 : 950 | 下载量 :0 投诉   

“特此通知”与“此令”“此告”“请批示”“特此函达”“特此通告”“特此批复”“请认真贯彻执行”“以上意见如无不妥,请批转各地区执行”等均属于结束用语。

在应用文中,结尾语可大致分为两类:一类是形式性的,不具备实质性内容,例如书信中的“此致”与“敬礼”,它更多地是一种表达敬意的礼仪用词;另一类则具有实质意义,常见于公文之中,这类结束语或用于表达期待和愿望,或用于明确提出要求,抑或是用来再次强调重要事项。

一、“特此通知”使用中的常见问题

一是滥用。在许多单位中,每一份通知普遍习惯以“特此通知”作为结尾语句。然而,只有极少数情况下这种表达可能是合适的,而大多数情况下它可能是多余的。

二是位置错误。有的置于正文之后下一段的顶格位置,有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置,有的甚至置于发文机关名称和成文日期的正上方。

三是标点使用不当。“特此通知”后到底用不用标点符号,学术界争论很大、莫衷一是,这造成了实际使用中的严重混乱:有的用标点,有的不用标点;有的用句号,有的用感叹号;有的甚至用黑体加以突出。

二、“特此通知”的正确使用

“特此通知”到底该如何使用呢?这里需要弄清楚下面几个问题。

在什么情况下需要使用,在什么情况下不需要使用。简短明了、精炼准确,这是公文大写作的基本要求。因此,“特此通知”的使用应遵循这样一条原则:能不用就不用,能少用就少用。一般来说,下面几种情况不需要使用“特此通知”。

1. 印转类通知中一般不用。这里主要是指批转、转发文件的通知和印发、发布有关规章、文件的通知。这类通知讲究开门见山、直奔主题、意尽言止,因此无需赘言。例如:

2. 正文开头已经写明了“现将……情况通知如下:”的一般不用。这主要是为了避免前后重复,同时也为了使行文显得简短精要,收到文约而事丰的效果。通知中有这种情况的占绝大多数,所以绝大多数通知不用写特定结束语。例如:《国务院关于开展第四次全国文物普查的通知》(国发〔2023〕18号)因为开头有“为落实党中央决策部署,全面掌握我国不可移动文物资源情况,进一步加强文物工作,国务院决定于2023年11月起开展第四次全国文物普查。现将有关事项通知如下:”这样的表述,所以结尾再没有使用也不能使用“特此通知”。

3. 通知本身已经有了结尾部分的一般不用。通知的结束语,除了使用专用术语“特此通知”外,还常用以下三种写法。

(1)总结式结尾:总结全文,深化观点,加深印象;

(2)希望式结尾:发出号召,提出希望,展望未来;

(3)说明式结尾:说明生效与施行时间、适用对象及有关事项。

如果通知已经以这几种方式收束全文,后面就没有必要书写“特此通知”了。

例如国务院办公厅关于2024年部分节假日安排的通知(国办发明电〔2023〕7号)的结尾是这样写的:“节假日期间,各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫、疫情防控等工作,遇有重大突发事件,要按规定及时报告并妥善处置,确保人民群众祥和平安度过节日假期。”这里采用的就是希望式结尾,所以后面就不再用特定结束语了。

三、“特此通知”后标点的使用问题

首先要明确的是要不要标注标点的问题。关于这个问题,目前有三种观点:一种观点认为,不加标点是一种习惯,加上反而不美,理由是公文的落款、成文日期等后面都不加标点;一种观点认为,应该加标点,理由是这是公文的结束语句,从规范使用现代汉语的角度讲,自然应加上相应的标点;一种观点认为,加不加无所谓,其理由在于,无论是否添加标点符号,均不会因句子停顿或断句问题导致理解歧义的产生,同样也不会对读者在阅读及理解层面上构成任何困扰。尽管这个问题看似微不足道,但其不仅牵涉到公文写作的规范化,也关乎语言文字使用的标准化问题。因此,对于这一问题必须得出一个清晰、明确的结论,从而消除在实际工作情境中可能产生的困惑与疑虑。苏写作者认为,还是加上标点比较好。理由如下:

来源:大写作

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