“函”使用中的常见错误与改进建议

2023-11-30 | 阅读 : 2528 | 下载量 :0 投诉   

中共中央办公厅、国务院办公厅2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》明确规定,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。这里的不相隶属机关,既包括平行层级机关,也包括不相隶属的上面层级机关和下面层级机关。因此,成为党政机关日常公文往来中使用最经常、最广泛的文种之一。从另一方面看,也成为使用中出现错误较多的文种之一。 

一、“函”件误用的常见情形 

(一)该发“函”而不以函”发文 

实际工作中,常出现该发“函”而不以“函”行文的情形。一是文种混用,把“函”与“请示”“报告”等混淆。如××镇在向县财政局、自然资源局行文时用“××镇关于加快党群服务中心建设项目资金拨付的请示”“××镇关于出具燕府路北侧宗地建设项目红线图的请示”,两个“请示”件均应改为“函”件。二是在标题和正文中误用“请求”“要求”等“非平行”“非对等”关系的表述。如××镇在向县民政局行文时用“××镇关于请求支持镇中心养老院服务人员配备的函”,县发改委在向镇政府行文时用“××县发改委关于要求加快推进桃源村光伏发电项目建设的函”。在使用“函”件时,均不应出现“请求”“要求”“必须”“务必”“不得”等不符合“函”件“平行文”性质的字眼,需要调整为“商请”“需要”“希望”等体现平行关系的用语。 

(二)该用“复函”答复而不用“复函” 

有的上面层级单位在收到下面层级单位商请提供业务意见的来函时,直接以“意见”答复。如××镇征求县教育局意见的“××镇关于征求提高镇中心小学办学质量若干措施意见的函”,征求县自然资源局意见的“××镇关于商请提供吉水村加油站项目用地核查意见的函”,收文单位均应以“关于××××的复函”答复,而不能以“关于××××的意见”回复。 

  

(三)不该以“复函”答复而用“复函”答复 

一些单位在收到外单位来文咨询业务,商请提供材料或征求意见建议的文件时,不管来文是否为“函”件,均直接以“复函”答复。如对县政府办公室“关于征求制止我县党政机关、国有企事业单位餐饮浪费行为若干措施意见的通知”,某企业“商请县生态环境局提供学校周边水、土壤污染情况检验材料”,收文单位均不应以“关于××××的复函”回复来文单位,而应当发“函”予以答复。 

(四)“函”中有“特定函” 

不少单位将“函”件自行分为“商请函”“邀请函”“征求意见函”“证明函”等,并将此作为固定搭配的“特定函”对外行文:“关于××××的商请函”“关于××××的邀请函”“关于××××的征求意见函”“关于××××的证明函”。此类行文均属不当。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定,将“邀请函”“商请函”“征求意见函”“证明函”等作为特定文种不符合行文规范。为此,以上“函”件应改成“关于商请××××的函”“关于邀请××××的函”“关于征求××××意见的函”“关于证明××××的函”。 

二、“函”件误用背后认识上的误区 

(一)凡是向“上面”行文均须“请示”“报告” 

在乡对县、县对市的行文中,不少单位认为,只要向“上面”行文,均须“请示”“报告”,以体现“上”对“下”的领导关系,由此导致了该发“函”而不以“函”行文。这是误把“上面层级机关”等同于“上级机关”了。“上级机关”是指具有直接行政隶属关系的机关,乡政府与县直部门等无行政隶属关系,所以应使用平行文,以体现彼此之间的平等关系。 

(二)凡是希望得到支持均应“请求”“请示” 

不少单位认为,凡是希望上面单位乃至同级单位提供支持的事项,均应以“请示”行文,以充分表达己方“请求”之“诚意”和对对方的“尊敬”与“谢意”。同时认为礼多人不怪,客气一些符合中华民族的传统文化。因此,乡镇向县直部门、县直部门向不同系统的市直部门行文,尤其是向党委办、政府办、政法委、公安局、发改委、财政局、国资委等要害部门行文希望予以支持和提供帮助时,一律以“请示”行文,且在标题和正文中明确表达“请求”之意。 

  

(三)凡是需要“下面”配合的均要严肃提出“要求” 

一些单位在向下面层级单位行文时,不管下面单位是否与自己有行政隶属关系,一律出具“意见”,明确提出“要求”,发出“指令”,强调对方“必须”“务必”照办,“不得”推诿等等。此外,一些单位在向下面层级或平行单位行文时,担心对方不配合不支持,刻意使用“要求”“必须”“务必”“不得”“严禁”等指令性语言给对方施加压力。 

(四)凡是来文商洽协调事项均用“复函”回复 

一些单位对于协商事项的来文,习惯性地出具“复函”,而不管来文是否为“函”件、发来的是否为正式文件。从实际情况看,一方面,单位之间商洽协调事项,来文不一定是“函”件,也可能是“通知”等文种;另一方面,商洽事项不一定非要正式行文,有的直接发送简易的文字材料说明,有的则通过电话商请。 

三、正确规范使用“函”件的建议 

(一)加强公文法规的学习 

要正确使用公文,首要的、基础性的和根本性的是加强公文法规的学习。一方面,要认真学习《党政机关公文格式》《党政机关公文处理工作条例》,以及省、市的党委办、政府办所发的实施细则等,而不能局限于“传帮带”“按惯例”的学习态度和方式,更不能满足于“差不多就行了”。另一方面,要深入学习领会公文写作的精髓要义。公文写作要求“准确、客观、严谨”,而不能“能对付就行”“差不多就好”“领导没意见就行”“对方高兴就好”。 

(二)避免将人情世故“灵活”运用至行文当中 

将人情往来、客套文化、社会风气、领导喜好、地方习俗等人情世故方面的东西“灵活”运用到公文写作中,是行文的大忌。中国共产党领导下的机关事业单位,“实事求是”是必须遵循的工作原则。公文作为党政机关、企事业单位管理政务和社会事务的工具,行文坚持实事求是原则尤其重要。 

(三)在行文中改变“想当然”的习惯和做法 

一些同志文稿写作、审核不细致、不严谨,不认真查看来文原件,不严格对照行文规范,不反复推敲文稿标题、内容,习惯于“想当然”地办理公文。这很容易造成文稿在格式、表达和标点使用上的错误。因此,在公文写作中必须改变“想当然”的做法,养成严谨细致、一丝不苟、精益求精的作风。 

(四)坚持遵循基本的行文规范 

一些文秘人员在公文写作中过度重视单位领导的意见建议,只要是单位领导尤其是主要领导的意见建议一律采用;只要单位主要领导不建议或反对的一律不提。有的明明知道领导的意见建议不符合行文规范,乃至有明显错误,但因不想得罪领导、不敢承担责任,仍完全顺应领导的意图和习惯,不敢提出反对意见。事实上,术业有专攻,文秘人员才是单位公文工作的真正专家,领导的意见建议应建立在正确的行文规范基础之上。因此,文秘人员应以“不唯上、只唯实”的工作作风和实际行动,推动单位坚持按正确的行文规范写作和办理公文。 

作者:谢云冲 张先进

来源:秘书之友

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