建好管好材料库

2023-09-16 | 阅读 : 3555 | 下载量 :0 投诉   

有一次,我在干部学院讲写作课的时候,一位学员问道:“成老师,我觉得收集材料是个两难的问题:一方面,‘书到用时方恨少’,总希望多积累一些材料;另一方面,材料越多越难找。很多时候,明明记得有这么个材料,可怎么都找不着。怎样才能做到‘仓廪实’而又‘方便找’呢?

这位学员的困惑,也是很多写作新手的困惑。他的问题,既涉及材料库“怎么建”的问题,又涉及材料库“怎么管”的问题。材料是写作的本钱,没有钱不行,有了钱管不好、用不好也不行。

我体会,在材料的收集上,总的原则有两条:

一是传统渠道与网络渠道相补充。尽管互联网上资料很丰富,查找也很方便,但我们决不能忽视传统渠道。要注意通过调查研究掌握“一手资料”,从实体书籍、报纸杂志、红头文件、领导讲话、内部刊物中寻找“二手资料”,使收集材料的渠道多几条,广开“材源”、兼收博采。

二是零存整取与急用现找相结合。收集占有材料,功夫要更多地花在平时,聚沙成塔,集腋成裘,以备不时之需。动笔之前,再有针对性地做些功课,缺什么补什么,这就两全其美了。

在实际操作上,我习惯于借助电脑对材料进行归档管理,主要做法有这么几条:

第一,层层建好材料塔。作家秦牧认为,“一个作家应该有三个仓库:一个直接材料的仓库装从生活中得来的材料;一个间接材料的仓库装书籍和资料中得来的材料;另一个就是日常收集的人民语言的仓库。”这三个库无疑都很重要,但我觉得还远远不够。我的经验是:“材料是座金字塔,一层一层用心搭。低层多存原矿石,要找宝贝往上爬。

我的写作材料塔大致分为四层:底层是文章库和文件库,主要以Word文档的形式,原原本本存储全文。如果文章太长又没有现成的电子版,可以存储扫描件或摘要版。第二层是信息库,存放的主要是统计数据、经验做法、好词好句等内容庞杂且相对零散的信息。可以是从文章文件中抽取出来的吉光片羽,也可以是随手摘录的读书笔记。第三层是知识库,主要收藏自己感兴趣又可能用得上的各科知识,特别是新知识。顶层是思想库,重点收录名言警句以及个人的学习心得、经验体会、思想火花等,很多可以成为写作的重要线索和内容片段。

第二,精心设计材料柜。在每一层材料塔里,还要根据材料存量和个人的取用习惯,自行设计若干个分装材料的柜子,每个柜子里又有大小不一、数量不等的抽屉,以便于把材料分门别类进行存放。每个柜子、抽屉都要有醒目的标签,每个文档都要有自己的名字,最好标明在同一个材料组(柜子、抽屉、夹子)中的排序以及生产或入库日期。

生活中,贵重物品要装进保险柜。材料的保险柜应该建在自己的脑子里,不求完整记得每一份材料的内容,至少要记得放在哪一层、哪一个柜子、哪一个抽屉里。当然,如果能把电脑记录与人脑记忆相结合,那就是“双保险”了。

第三,实行多轨备份制。一些重要材料或跨界材料可以复制几份,分别存放在不同的柜子或抽屉里。比如:我把“习近平总书记讲话”这个文件库,按年度、按类型分设两个文件柜。在“按年度”这个文件柜中,将其担任国家副主席以前的讲话放在一个文件夹里,之后每年的讲话建立一个文件夹;在“按类型”这个文件柜中,分设有“重要会议”“集体学习”“署名文章”“党校讲话”“各地考察”“班子谈话”“调研座谈”“出访演讲”等文件夹。这样,记得讲话大概时间的,可以到对应年份的文件夹中查找;不记得讲话时间的,可以按讲话或文章的类型来查找。

第四,及时列出材料单。对自己执笔或组织撰写的文章,包括受命起草的机关文稿,我除了按年月分别归档以外,每个月还以一览表形式列出一张清单,简要记录文稿名称、完成时间、定稿字数、采用情况等,每年形成一份总台账,既便于统计工作量,又便于今后查找调阅。

第五,经常打理材料库。材料放进仓库的时间长了,难免被遗忘甚至蒙尘发霉,这就需要经常打理,时不时把材料拿出来看一看、晒一晒,该整理的整理,该清理的清理。

第六,养成顺手整理材料的好习惯。专门拿出时间,定期、全面、系统整理很不容易做到,如果平时顺手多做一点就容易多了。无论怎么找来的材料,只要有入库价值的,入库前顺手排好版、命好名、建好卡,其实花不了多少时间。但如果当时偷一点儿懒,省了一点儿时间,过后材料越积越多,整理的难度也就越来越大,需要花费的时间和精力也更多。

现在,网上有不少笔记软件,电脑版、手机版、通用版的都有,不仅能作出标识、分类管理,还能全文搜索、保存图片、收藏网页。这些软件虽然能带来不少方便,但我还是主张在电脑里自建材料库,除了个人习惯的问题,更主要的原因有3个:一是这些软件多数要联网使用,不能上网的地方就用不了;二是材料保存在公共服务器上,安全性和私密性缺乏保障;三是内存和材料分类的层级相对有限,怎么也比不上自己的电脑。“鞋子合不合适,只有脚知道。”不信,你可以下载一些软件亲自试试看。

作者:成文

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