高效整理会议录音“三步曲”

2023-09-13 | 阅读 : 2881 | 下载量 :0 投诉   

会议录音整理稿是体现会议成果的主要载体,政治性、政策性、综合性强,如何高质高效做好会议录音整理工作,我们结合实践初步总结了“三步曲”。   

第一步:会前充分做好准备 

磨刀不误砍柴工,做好会议录音整理工作,必须高度重视会前的准备工作,不打无准备、无把握之仗。 

提前熟悉会场。熟悉包括会场环境、设施条件、座次布局等与录音相关的各方面情况。 

比如,该会场能不能通过有线来连接话筒与录音笔,这是影响录音质量的关键因素。如果没有有线设施,那么录音设备就要放在尽量靠近发言人员的位置。 

要逐个检查话筒有无故障,把音量调整到会场各个位置都听得清。如果使用的是单个控制开关的话筒,需把会议主持人的话筒提前打开,其他保持关闭状态。 

检查录音设备。对通常使用的便携式录音笔,应养成会前检查电量、存储空间是否足够等习惯,切忌临时出现问题来不及补救。非涉密会议使用具备语音转换文字功能的录音笔,可以提高整理效率。 

同时,养成备份的习惯,录音笔多带一支,无线话筒多备几个,会议主持人、作重点讲话或发言的同志应尽可能使用独立线路和音响系统的双话筒,等等。 

熟悉会议内容。如果不掌握会议内容,对要研究的工作没有认知,对相关概念、表述不掌握,如“三保”“两非”“双随机、一公开”等,会上听不懂,会后很难整理。所以,会前一定要做足功课,了解会议主题、工作背景,认真阅读发言材料。 

对此前已经开会研究过的工作,提前学习当时的会议记录纪要等,搞清来龙去脉,包括上次会议研究了什么、作了哪些部署、现在进展到哪一步、下一步需要明确什么,带着问题“沉浸式”听会。 

第二步:会中认真做好记录 

受音量大小、距离远近、环境噪音等影响,难免出现录音质量不高的问题。因此,需做好记录,为整理提供辅助,增设一道保障。会中做好记录,应掌握“预、准、重、快”四字诀。 

  准  重  快 

“预”,就是预先编好记录框架。根据会议方案,列出议程、发言次序等,增强记录的针对性,也方便会上快速高效“填空”。 

“准”,就是记准。弄准人,当出席人员进入会场后,及时确认人员和席卡能否对得上号,核准“谁是谁”;对于不认识的人,问一问姓名、职务,不能怕麻烦,避免张冠李戴。 

对于会议过程中的重要信息要记准,对数据、人名、地名、文件名等精准度要求高的信息,第一时间记录清楚。 

“重”,就是记重点。手速快不过语速,记录要善于取舍,优先记重点。包括与会人员脱稿讲的内容,会议讨论焦点及各方观点,会议主持人的定调性、总结性内容,会议决策议定事项,会上交办的具体任务和落实单位,引用的政策、规定、文件,典型案例和具体事例等。 

“快”,就是提高记录速度。在听会过程中要对照领导讲话稿、发言材料等书面材料及时做记录,把没讲的内容划线删去,脱稿讲的内容添加到相应位置。 

掌握速记技巧,多使用简称、缩写等,如“工业生产者出厂价格指数”“居民消费价格指数”可使用其英文缩写PPICPI。可使用省略法,对熟悉的词组、句子只记首尾字,会后再补全,如建设社会主义现代化新湖南可记为。多使用符号替代,如议题名、文件名等材料中已有的内容,以”“△”等在材料中标注,在记录时只记对应的符号。 

第三步:会后整理忠实原意 

会议录音整理既要忠实记录,也不能照抄照搬,应重点注意三个方面。 

理顺框架逻辑。对讲话中多次出现、内容一致的注意整合,对同一段落讲不同问题的进行拆分,做到条理清晰。 

比如,在研究整治形式主义为基层减负工作时,会议主持人提出“一要持续筑牢思想政治根基,二要突出抓好重点问题专项整治,三要巩固抓落实长效机制”,并且在阐述第三条要求的过程中又重点强调了“提升基层治理水平”。整理时要敏锐识别“基层治理”对这项工作而言,其意义并不限于工作机制的层面,应独立出来,在层次上与原有三条要求平行,以体现强调和重视。 

切实校核弄准。特别是涉及政策纪律规范等的表述必须极端严肃、不容丝毫偏差。 

尽量保留原味。只要政策上没有偏差、表达上不妨碍理解,就不必刻意追求语言的书面化,应尽可能使用原话,体现措辞、语气等方面特点,保持会议场景的鲜活感和录音整理稿的现场感。

作者:秘书工作

来源:秘书工作

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