写好紧急文字材料的“秘诀”

2021-12-04 | 阅读 : 4162 | 下载量 :0 投诉   

大家有没有遇到过这样的情况,突然被领导叫到办公室,一会要开会,让你拟个讲话提纲。这个时候想必大家都很容易发懵……下面我结合自己的工作经验,谈谈如何在短时间内完成紧急文字材料。

一是要领会意图。干活不依东,累死白搭功。与起草其他文稿一样,起草“短急重”材料时,首先要准确领会领导意图。领导的意图包括总体性意图和具体性意图、明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图。只有充分领会这些意图,才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏惧“短急重”材料,写不好材料,主要是没有把领导的想法吃透、意图摸准。特别是刚从事文稿起草工作的同志,对单位领导不了解,可能会有一点怕,往往接到写作任务后,不管领导是怎么想的,不论上级是怎么要求的,喜欢冥思苦想,闭门造车,结果是无的放矢,做无用功。材料起草者要领会什么?一般来说,应该了解领导交办材料的目的是什么,材料要阐述的基本观点是什么,要解决的主要问题是什么,受文对象和发送范围是什么,等等。那么,如何准确领会意图呢?一要敢去问。有的领导在安排任务时,会主动找写材料的同志说明意图,这是再好不过的。但多数情况下,领导只是寥寥数语简单地交代下任务。面对这种情况,材料起草者就要大胆地问,问清材料起草的目的、要求、时限等,切忌不懂装懂、一知半解。二要勤思考。领导交代工作意图,往往局限于原则性的指导,粗线条的轮廓。因此,起草者在接受材料任务之后,还要进一步精心思考,拓展思维,以便准确领会、理解和把握领导意图的精神实质。三要敏于行。领导交代任务时,要迅速动笔,将其主要观点和主张等记录下来,防止相关要求出现遗漏。有时候领导要求起草“短急重”材料,也是根据上级紧急文件、电话等要求而下达的,可通过查阅相关文件、电话记录以及询问知情人等方式,深入了解意图。

二是要注意积累。只有肚里有货,才能笔下有文。充分的准备,足够的素材,是写好“短急重”材料的基础。有的同志材料写不好,根本原因是不重视素材准备,未掌握第一手资料,领受任务后,不认真思考,不认真准备,随手写来,脚踏西瓜皮,写到哪里算哪里,遇到了困难,写不下去了,再去找素材,适得其反。因此,认真积累素材,充分占有素材,是写好“短急重”材料的保证。从事文稿起草工作的同志,必须高度重视平时积累,把积累作为一项基础性、经常性工作,不断积累素材、积累知识、积累思想、积累经验。对素材积累工作,我总结了三句话。第一句话是,闲时备,急时用。第二句话是,广积粮,深挖洞。第三句话是,既要储,更要用。照此而行,对写好“短急重”材料很有帮助。所谓“闲时备,急时用”,就是说要把功夫下在平时,坚持早动手、早准备,在工作中做个有心人,眼观六路,耳听八方,养成积累各种材料的好习惯,平时开会、交谈、读书、上网时,努力做到善于观察、记录、剪报、追记,设法留住材料,以备不时之需,防止临阵磨枪。所谓“广积粮,深挖洞”,就是说既要注意素材积累的广度,广泛收集生产经营、发展建设、改革调整、党的建设、维护稳定等方方面面的情况,又要注意素材积累的深度,对相关工作进行深入关注、研究分析,知其然且知其所以然。所谓“既要储,更要用”,就是说我们在积累、存储各类基础资料时,还要重视材料的使用,一旦起草“短急重”材料,就要善于利用现有资料,把掌握的情况应用于材料中。相反,如果光会储存信息资料,而不善于使用,这种积累无益于材料起草。 

三是要理清思路。俗话说,“磨刀不误砍柴工。”接到“短急重”材料任务后,切忌不假思索、草率行事,必须定下神来,先把思路理清,再开始工作。理清思路主要包括两个方面的内容:一方面,要理清材料的写作思路。换句话说,就是要搭好架子,把材料的提纲定好,最好是不仅有大框,还要有小框,每一小框写几层意思,哪层里边讲到什么样的高度、深度、新意等,都要列出来,防止跑题,下笔千言,离题万里,写出来的材料不符合领导要求。我有个同事,在这方面是把好手。每当领导给他安排“短急重”材料任务时,他都显得不紧不慢,先拿出一支笔、一张纸,静坐一旁,思索一会,简单写个提纲或者几个关键词后,再开始起草材料,而且几乎每次都是一气呵成。问他为什么要这么做,他说思路通则文章通,如果写作思路没搞清楚,没有明确要写哪些内容,先写什么后写什么,盲目动笔,就只会徒劳无功,反复折腾。另一方面,要理清材料的写作方式。接到材料任务后,是一人单独写,还是多人合作写?是办公室文秘单独写,还是与相关部门的同志一块写?这是写作方式的问题,也是工作方法的问题,是在材料起草前必须想清楚、确定好的。有一次,我们接到领导安排的一个“短急重”材料任务,向省领导报送汇报材料,内容包括企业简介、近年来生产经营情况、“十四五”发展思路、下阶段工作打算、请求协调解决的问题等。由于时间紧、任务重,单靠一个部门、一个人的力量,难以优质高效完成任务,于是,我们明确由办公室一名同志牵头,经营、发展、财务、工程等部门各安排一名同志参与,共同起草,结果不到3个小时,就完成了材料任务,得到了公司领导的充分肯定。

四是要借力把关。“短急重”材料虽然篇幅不长,但往往因为材料要得急、领导催得紧、时间不充裕,容易出现差错,而不能像正常情况下,在写初稿之前,可以全面收集资料信息,带着要解决的问题找一些人座谈,广泛听取各方面的意见,初稿形成后,打印出讨论稿,征求意见,然后进行修改,以保证材料的质量。特别是一个人起草“短急重”材料时,即使想得再周到、再细致、再全面,也难免存有局限性。因此,起草者要善于借助外力,请本部门的同事或相关专业部门的同志对材料进行把关,确保材料质量。从把关的内容来看,主要包括政策关、文字关、数据关、程序关等。政策关,就是说材料内容要符合党和国家的方针政策、法律法规,符合上级单位的制度要求;文字关,是指材料要做到观点明确,语言精炼,结构严谨,条理清楚,层次分明,直述不曲,无错别字等低级错误;数据关,是指材料中引用的相关数据要真实可靠,不得弄虚作假,并应当使用国家法定的计量单位;程序关,是指材料发出前,必须经过相关领导逐级审阅同意,特别是对公文还要按照行文要求完成核稿、签发、用印等程序。我原来一个同事,就有过这方面的教训。有一次,领导因参加省里组织召开的座谈会,要他紧急起草一份1500字左右的发言材料。他就没有用好“借力把关”这一招,独自一旁匆匆把材料写完送给领导,却受到了领导的批评。原来,在他的材料里,不光有错别字,还有几个财务数据未及时更新,有几个专业术语搞混淆了。如果他在起草材料时,善于借力,请同事帮助校对一下文稿,请专业部门把关一下数据以及专业术语,就完全可以避免这些问题。

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