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VIP 浅谈秘书工作礼仪

2022-06-23 | 阅读 : 146 0  

礼仪是人们在长期的社会交往过程中逐渐形成的,以建立和协调人际关系为目的,为人们所共同认同和遵守的行为规范和准则。秘书人员由于其岗位的特殊性,不仅要讲究个人礼仪修养,还必须学会各种专业礼仪技能。
1.形象礼仪
一个人的形象是由两个部分组成的,穿衣打扮和言谈举止。两者相辅相成才能达到形象礼仪的最高境界。每天清洗脸部和口腔,保持头发、手指、服装、鞋袜的整洁这是对于秘书人员而言必须的要求。秘书人员在工作场合也可以适当地化点淡妆,既能增加面部色彩,也是尊重他人的需要。另外,还要根据自己的身材特征、年龄及各种工作生活环境选择符合自己身份的服装和配饰。
“站如松,坐如钟,走如风,卧如弓”,这是我们对仪态的传统要求,正确的坐立行走姿势会给人舒展大方、精力充沛的印象。站的时候一定要站直,两脚跟相靠,脚尖分开45度到60度,腰背挺直,双目向前平视,面带微笑。坐的时候要坐的端正,要轻柔,不能歪歪扭扭,更不能翘二郎腿。走的时候要轻松,要有韵律感,不要弯腰驼背、拖拖拉拉,也不要风风火火、横冲直撞。
语言是人们交流的工具,用文明语言的目的是通过传递尊重、友善、平等的信息,给人以美的享受。在日常的秘书工作过程中,无论是接待工作或是日常办公工作,都要使用文明用语,如“您好”、“请问”‘“劳驾”、“谢谢”等,不能说脏话,也不能说大话、假话、废话。另外,秘书人员在工作过程中还要学会用微笑来对待周围的每个人和每件事,遇到问题的时候不能总先考虑自己的利益,要把单位的利益、他人的利益放在前面,这样才能化解各种矛盾,融洽各方关系。一直以来人们对秘书都存在着误解,认为秘书只是个花瓶。如果秘书人员能够不断地增长自己各方面的知识,养成优雅谈吐和礼貌用语的习惯,就能提升秘书的个人魅力,改正人们的看法。
2.办公礼仪
办公礼仪是指秘书人员在工作期间和办公场所应该遵守的礼仪规范,包括办公环境礼仪、办公场所人际关系礼仪和办公设备使用礼仪等。
2.1办公环境礼仪
办公室是一个单位、部门给人的第一印象,它直接反映了秘书人员的个人形象和单位的形象。秘书人员在进行办公环境布置的时候,要考虑到应如何整齐有序地摆放电脑、打印机、文件、书籍、文具等办公用品。同时还要养成定期整理办公资料,打扫办公室卫生的习惯。秘书人员还可以根据办公环境,适当放置一些鲜花、绿色植物和装饰画,提升办公室的鲜明度。总而言之,对于办公环境礼仪的要求就是要干净、整洁。
2.2办公场所人际关系礼仪
办公场所人际关系礼仪是指秘书人员在办公场所同上级、同事相处时所应遵循的礼仪规范。
秘书人员对领导、对事业忠心,有责任心,这是作为秘书必然的要求。按时、准确地完成领导交代的各项工作,注意自己的身份,遇到问题先请示,不擅自作主张,这些都是秘书与领导相处时要注意的问题。
在与同事相处的时候,应该用平常心对待,不能把自己看得比别人高人一等,同事遇到困难的时候要在力所能及的情况下主动帮忙,不与同事争功、抢功,不在办公室散播同事的谣言,不议论同事的是非。与同事关系相处时还要注意的一点,就是不占用办公设备为己所用,比如不长时间地占用办公室电话私人聊天,不用办公室设备打印、复印私人资料等。与同事出现矛盾时,不能推卸责任,不要大吵大嚷,而要心平气和地协商解决,这样才能融洽同事之间的关系,从而创造和谐的办公环境。
3.办事礼仪
秘书工作分为办文和办事,其中办事又是秘书工作的重中之重。办事主要包括了会议管理和日常接待。
会议礼仪指的是在会议筹备、召开、主持、进行和会后整个过程中所应遵循的基本的礼仪规范。简单来讲,会议召开之前明确会议主题,根据会议主题再确定邀请会议人员、会议地点、会场的布置、会议日程的安排,这是会议礼仪首先要明确的。在会议进行的过程中,做好各项服务工作,为会议参加者提供各种便利,这是秘书人员会议礼仪的第二点要求。在会议结束之后,清理会场,整理保存会议资料,对该次会议各方面做好总结,是会议礼仪的最后要求。秘书的会务礼仪必须经历这三个程序的操作。
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