公文办理中经常会遇到退文的情况。退文不是目的，以问题公文的“退”实现公文质量的“进”才是我们所追求的。笔者在实际工作中总结，要把退文作为提高公文水平的有效途径，着力做到“五有五忌”。

要退得有理有据

忌凭主观臆断和个人喜好

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公文收文要依照《党政机关公文处理工作条例》等有关规定，退文也必须按照规定，决不能凭想当然或者个人喜好，要根据制度规定明确退文的范围。如，内容出现明显差错、文种使用错误、报告夹带请示、报送形式不规范等。

要退得有规有矩

忌不讲程序随意退

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对于需要退回的问题公文，要严格按照程序办理，决不能随意退文、任性退文。实际工作中可采用找、填、审、告的步骤：找，就是要在制度规定中找出退文依据，明确公文中存在的错误和不足；填，就是填写退文表，写清楚来文时间、来文单位、文件标题、发文字号、错情内容等关键要素；审，就是要逐级审批，按程序报办公室分管领导审签确认后作退文处理；告，就是要通过书面或者电话等方式，告知来文单位退文情况。