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VIP 秘书参谋六忌

2022-01-14 | 阅读 : 387 0  

虽然广大秘书人员及其所服务的领导已认识到了秘书参谋的重要性,但是秘书参谋的实际效果总是不尽如人意,有时甚至事与愿违。出现这种结果的原因是比较复杂的,其中很重要的一点就是秘书在参谋过程中没有把握好可为与不可为的界限,没有注意到参谋活动的禁忌。秘书不是处理和解决问题的责任人,而仅仅是“参与”人,所以秘书参谋的禁忌主要是“说话”的禁忌,而非“思想”和“行为”的禁忌。 

一忌妄自出谋划策 

秘书不是专职参谋人员,而是在具体事务处理上为领导提供服务的人员。因此,秘书的参谋职能要通过各种各样的服务来体现,其实现的基本方式是间接的,是与其他服务活动相伴相生的。例如,可以渗透到拟制计划方案中,融进起草领导讲话稿中,体现在向领导请示汇报工作中,揉进工作日程的安排中,等等。这些方式都是许多秘书经常采用的,而且常常是有效的。它们的共同特点是包含在具体工作任务的完成过程之中,因而是被动的。秘书参谋的性质是主动的,但这种主动是在完成具体工作任务之中的主动,即被动状态下的主动。这是秘书参谋的重要特点。如果忽略了这一点,忽略了秘书参谋的被动本质去主动参谋,那就是妄出主意了。 

决策是领导最重要的职责。决策需要从宏观上高屋建瓴地把握局势,需要审时度势地体察情况,需要谨慎入微地分析判断,更需要当机立断的勇气和魄力。秘书之所以为秘书,是因为他们不具备领导的这些职责和素质。秘书在决策中的主要任务是把领导的思路细化、完善化,起到拾遗补阙的作用,这是秘书的职责所限定的。如果秘书背离了这种被动性要求,不合时宜地向领导提建议、出主意,就超越了自身的职责,就是“越位”。虽然领导并非时时事事高明,秘书的意见、建议也并非件件不含真知灼见,但是领导认识问题的高度和角度常有其独特性,秘书的主意有时会对领导的决心产生一定的干扰,也可能误导领导决策的方向,所以秘书是不能不择时机地主动提意见建议的。倘若领导气量狭小或性情刚愎,秘书主动提意见建议就有指手画脚之嫌,会被领导误会,因而秘书是不应该妄自出谋划策的。  

二忌传讲待行决策 

秘书贴近领导,知密早、涉密广,这是秘书岗位的一个重要特点。通常情况下,领导重要的决策活动秘书都会参与其中,秘书不但最先了解决策的内容,也往往最先了解决策的动向。而任何一项决策都有一个萌发、初成、完善、定型、公布的过程,在正式公布实施之前任何决策都有可能更改甚至取消实施。即使那些已经非常成熟完善的决策,其公布及实施也要选择恰当的时机,这样才能保证收到最佳效果。许多决策在公布之前属于秘密,保守秘密是秘书重要的职责和工作纪律,所以秘书绝不能传讲还没有公布实施的决策内容。 

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