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VIP 公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排

2022-01-11 | 阅读 : 1125 0  

公文格式正确与否,直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个,就是实际工作中易混淆的附件相关问题。今天,我们根据读者留言情况,谈谈附件、附件说明和附注的编排。 

附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定的18个公文格式要素之一,名字里都带个字,可以称其为附氏三兄弟。这哥仨在公文格式要素“18条好汉中排名比较靠后,再加上他们都姓,容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。 

一、附件 

1.附件的作用和效力 

根据《条例》,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。那么问题来了,这些内容直接写入正文不行吗?为什么要用附件来承载呢? 

设想一下,对于一些不属于公文主要内容,而是对主要内容起解释、说明、补充、证实、参考作用,而且篇幅较长、相对独立的文字资料、规定、名单、数据、图表、图形等,如果将其直接写入正文,就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯性。为了避免上述弊端,我们把它们从正文中抽离出来附在后面,成为附件。 

由此可见,附件的作用是:一方面能够补充、完善正文,另一方面又能使正文保持简洁、连贯。因为附件原本是正文的组成部分,所以其内容也应当与正文保持一致和衔接,并且与正文具有同等效力。 

2.附件使用中需要注意的两个误区 

1.将被批转、转发、印发的文件作为附件。批转、转发、印发类公文,其公文正文主要起通知发布、提示说明、明确要求等作用,而公文的主要内容体现在被批转、转发、印发的文件中。因此,这些被批转、转发、印发的文件不应当被视为附件。它们应当另面编排,首页不必标注附件二字,也不必在正文后加附件说明;其原有的发文机关标志、发文字号、签发人、抄送机关、版记等可不再标注。 

2.以附件形式报送主报告。一些单位为了省事,常把本机关领导的讲话、内部的工作总结和工作计划、下级的报告等文件,以《XXX关于报送〈XXX〉的报告》为题,直接拿来作为附件报送;而正文却仅寥寥数笔,表述为现将《XXXXX》报上,或者简单重复附件主要内容。然而,这些作为附件的原文件,在内容、详略、用语等方面往往达不到向上级报告的要求。例如,本机关领导的讲话稿可能部署了落实上级要求的有关措施,却体现不出落实中遇到的问题和具体的落实效果;本单位内部的工作总结往往内容繁多、面面俱到,却达不到向上级报告要简明扼要、重点突出的要求;下级的报告代表了下级机关对有关情况的反映和认识,却不能代表本机关的判断和态度,等等。因此,这些原文件可以作为附件,但不能作为向上级报告的主体内容,而应当将有关内容提炼、概括、补充、完善为报告正文。 

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