大事记是机关单位、社会团体用简述的办法记载本单位大事要事的一种记事性文体。我国很早就有大事记,各类地方志就是指定地域的年度大事记。《史记》里类似于“十三年,郑伐滑,王使游孙、伯服请滑,郑人因之”。诸如《中华人民共和国大事记》现代版的大事记,更是比比皆是。公务接待是党政部门的职能工作,写好大事记是发挥辅政作用的重要方式之一。据多年整理大事记的经历,本人试将撰写大事记的通用办法与大家切磋交流。
    一、完整结构
    公务接待大事记完整的结构,包括标题、摘要、正文等。摘要是正文的提炼,是作为年度大事汇总使用的；正文是摘要的内容扩展,是记录任务活动细节的。不完整的大事记,要么是忽视摘要,要么是有摘要没正文内容,甚至有的是用表格罗列,都是有缺漏的。
    (一)简约的标题
    接待大事记习惯上用“活动情况”作为标题关键词,极少用(甚至不用)大事记字眼。通常写成“XXX同志在××活动情况(20XX.XX.XX-20XX.XX.XX)”,“XXX同志XX月XX日至XX月XX日在××活动情况”。

（二）清晰的摘要
    接待大事记的摘要,包括日期、接待对象、活动概述,并附来××目的。例如“XX日至XX日, XXX在××视察工作””XXX同志率XXX一行XX人”或“此行主要是到×× ,后随是对正文各段要事、大事内容慨括摘要。
    （三)简洁的正文
    正文按每天活动情况逐项分段记录,忌用表格形式分栏撰写。主要是抵达信息、入住地点、迎送领导、活动内容、离开信息。其中,活动内容的多样化,比如视察(考察、参观)、会见、宴请、座谈、听取汇报、观看表演、拜访(拜会)、看望等主要事情,其重点信息,须逐一摘要记录,避免遗漏。
    二、准确表述
   （一)抵离信息的表述
    抵达相关信息包括时间、乘坐交通工具、抵达地,以及迎送领导、下榻宾馆、陪餐宴请等内容，例如:“XXX同志一行X人,X日X午从XX乘飞(专)机到XX.XXX、XXX和XXX前往机场迎接；XXX、XXX等同志在住地迎候；晚上, XXX同志(本市领导)在住地餐厅陪餐”。
    交通工具如是列车或者公务车,则表述为”XXX同志一行X人, X日X午从XX乘XXX次公务车到XX市,XXXXXX和XXX到火车站迎接”,其余各项再表述即可。下榻宾馆的情况,可以用“在XX期间,下榻XX宾馆X号楼”表述。

送行情况的概述相对较为简单,主要包括日期及时间、交通工具、送行地点、送行领导等内容。如XX日X时,乘XXXX前往(返回)XXX, XXX.XXX同志到XXX送行”

(二) 来××目的的表述

来××目的,一般放在摘要段落内,其表述方法有:

1、视察、考察、调研类,可用“开展XXX调研”、“前往(到)XXX视察(考察)”、“此行主要是到我XX.XX等市就XXX课题名称课题进行调研”表述。
   2、参加各类活动开幕式、论坛、会议,可用“到XX出席XXX(活动名称)开幕式”、“出席XXX(会议名称)”。如随行人员职务较高者,还附上“随行的主要领导有XXX等”表述。
   3、求××休息、治病的,可用”XX日至XX日, XXX在××休息并过春节”、“此行主要是到XXX休息并治病”表述。
   4、党政代表团,可用”XXX市委书记XXX、市长XXX率XXX党政代表团在我市考察”表述。
    (三)活动内容的表述
   接待对象来××期间的活动内容,表述方法有:
   1、参加观察、考察活动。前往机关、机构、企业等单位活动内容,通常用“视察”或“考察”表述。例如”前往XXX(项目名称)观察”、 “考察XXX (公司)”等。
    2、参加会议、开(闭)幕式、文艺晚会、座谈会活动。通常用“出席”表述。例如“在XXX出席XXX会议”、”前往XXX出席XXX开(闭)幕式”、“出席在XXX举行的联欢晚会”、“出席XXX大型文艺晚会”、“出席XXX工程启动仪式”、“出席签约仪式”等。如果是听取汇报内容的会议,可用”XX日X午,在住地听取XXX作汇报, XXX、XXX同志陪同参加会议”。
   3、参加宴会活动。如果接待对象其职级高于出面宴请的领导同志时,用”(本地领导名单)XXX.XXX在XXX(地点)陪餐”或者“与(本地领导名单)XXX. XXX在XXX(地点)共进晚(午)餐”表述；当其职级低于出面宴请的领导同志时,可用“在XXX(宾馆就餐地点)出席晚(午)宴”。

要注意的是,如有多位领导同志出面宴请,表述以主请人为主,例如”XXX(主请人姓名)在XXX(地点)宴请, XXX (它领导同志名列)作陪”等。或者”XXX(主请人姓名)在XXX(地点)陪同, XXX(其它领导同志名列)参加
   4、会见活动。会见外国宾客的活动,用“会见”表述。例如”XX日X午,在XXX会见XXXXX外国宾客)一行”。
    5、游览景观、观看表演的活动。对于前往纪念馆、博物馆、公园、自然景点等公用场所的活动,以及在观看文艺表演、体育竞技项目等,通常用“参观”、“游览”、“观赏”、“观看”等字眼,视情况加以表述。例如：“前往XXXX(景点名称参观”、“参观XXXX(景点名称)”、“乘航游览××夜景”、“观赏XXX表演”
    6、看望活动。拜会、看望他人,可用“前往XXX(住地名称)拜会(看望)XX同志”；他人前来看望接待对象,可以表述:“与前来看望的XXX聊谈(不用“座谈”)”。此外,还有题词、讲话等情况,可以酌情加以表述即可。
   三、其他要求

大事记的纪实性特点,要求对时间、地点、人物、事情等要素的描述不可或缺。接待干部在实际接待任务中,一是记录好素材,可以在接待安排、接待手册的基础上,用本子或纸条记下变化的、新增的内容,当晚整理活动摘要,作当天的大事记录素材,避免因事项过多、日程安排密集等忙乱情况而遗漏活动内容、人员名单等重要信息。二是任务结束后及时编写大事记,真正发挥大事记应有的作用。三是对所记载事项不能有评价议论,更不能有议论文的论点、论据、论证过程等。